Nowa jakość w UTP

Drukuj PDF

Podsumowanie prac wykonanych w II kwartale 2013 r.

Zapraszamy do zapoznania się z postępem prac w projekcie.

 

 

Zadanie 1 – Szkolenia dla kadry kierowniczej UTP

  1. Przeprowadzono zapisy na poszczególne terminy wyjazdów szkoleniowych. Każdy uczestnik miał możliwość wyboru najbardziej dogodnego dla siebie terminu. Kontynuowano także akcję informacyjną nt. szkoleń oraz omówienie kwestii organizacyjnych.
  2. W kwietniu, maju i czerwcu zorganizowano łącznie 15 wyjazdów szkoleniowych, w ramach których przeszkolono łącznie 51 osób (240 godz. szkoleniowych). W tym czasie zrealizowano do końca moduł I: „Zarządzanie czasem i pracą zespołu” oraz II: „Pozyskiwanie projektów i ich realizację”. Wszystkie warsztaty szkoleniowe odbyły się zgodnie z ustalonym harmonogramem.
  3. Prowadzono stały monitoring jakościowy i rozliczanie zrealizowanych warsztatów.

Zarówno poruszana tematyka, jak i kompetencje trenerów realizujących poszczególne bloki tematyczne spotkały się z pozytywnym odbiorem wśród uczestników. Bardzo wysoko oceniono przydatność przeprowadzonego szkolenia dla potrzeb swojej pracy.

 

Zadanie 2 – Wdrożenie modułu zarządzania finansami

W okresie sprawozdawczym wykonywane były prace związane z wdrożeniem modułu zarządzania finansami uczelni w ramach analizy przedwdrożeniowej.

We współpracy z firmą konsultingową w ramach umowy nr AZZP-AJ.24-027/2013 przeanalizowano różne aspekty związane z zarządzaniem finansami UTP. W szczególności przeanalizowano i przygotowano nowy plan kont dla wszystkich zespołów kont księgowych oraz zaproponowano nowe struktury budowy kont księgowych. Ponadto opracowano dedykowane dla uczelni wskaźniki w zakresie: efektywności projektów inwestycyjnych, płynności, sprawności (obrotowości) posiadanych aktywów, wspomagania finansowego, efektywności posiadanych zasobów, kosztochłonności oraz wskaźniki prorozwojowe.

Ponad to podczas wielu spotkań doradcami w zakresie finansów oraz z przedstawicielami wykonawcy oraz z architektem systemowym analizowano aktualne funkcjonowanie systemu ERP, analizowano sposoby osiągnięcia zakładanych rezultatów oraz optymalne rozwiązania w poszczególnych obszarach.

W ramach realizacji zadania w odniesieniu do wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów ściśle współpracowano z Wykonawcą poprzez udział w spotkaniach analitycznych. Dokonano opis sposobu realizacji wymagań w kontekście międzymodułowej integracji danych. Ponadto miały miejsce spotkania w obszarze integracja oraz pozostałych obszarach funkcjonalnych. Zweryfikowano pozostałe wymagania funkcjonalne stanowiące załącznik do Umowy Wdrożeniowej oraz szczegółowy opis sposobu realizacji wymagań. Opracowano wykaz rejestrów ogólnych oraz wstępny wykaz rodzajów dokumentów, uzgodniono wstępny harmonogram szkoleń i ramowy planu migracji danych. Oszacowano potrzeby sprzętowe dla punktów kancelaryjnych i sekretariatów w zakresie urządzeń skanujących, czytników obsługujących kody kreskowe/paskowe. Opisane zostały wymagania w zakresie wykorzystywania czytników i kodów kreskowych w procesach obiegu dokumentów (procedury elektronicznego obiegu dokumentów dla użytkowników obsługujących punkt kancelaryjny, sekretariat, użytkowników dekretujących i dekretowanych). Przetestowano standardową wersję systemu DOCUSAFE® w zakresie procesów związanych z przyjmowaniem dokumentów realizowanych w punktach kancelaryjnych.

Ponadto wykonano: opracowanie wzorcowego obiegu dokumentów obejmującego czynności realizowane w systemie teleinformatycznym i czynności realizowane poza systemem, opracowywanie procedur Elektronicznego Obiegu Dokumentów poprzez opis sposobu realizacji wymagań funkcjonalnych (rozdział Elektroniczny Obieg Dokumentów) stanowiących załącznik do Umowy Wdrożeniowej, opracowanie procesu obiegu dokumentów finansowych – faktury, opracowanie planu i procedur wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla punktów kancelaryjnych poprzez zdefiniowanie zestawu metadanych opisujących przesyłkę wpływającą oraz procesów związanych z przyjmowaniem dokumentów realizowanych w systemie i poza nim.

W zakresie modułu klasy Business Intelligence zaprezentowany został portal do raportowania oraz moduł budżetowania. Przy współudziale firmy consultingowej opracowano wskaźniki i mierniki analityczne. Opracowano miary i wymiary kostek OLAP. W zakresie integracji odbyły się 3 spotkania w architektami systemowymi z firmy wdrożeniowej.

W okresie sprawozdawczym zweryfikowano dokument analityczny opracowany przez Wykonawcę w obszarze FK, Budżetownie i Analizy, Elektroniczny Obieg Dokumentów i Integracja oraz zatwierdzono ostateczne wersje dokumentów.

 

 Zadanie 3 – Wdrożenie modułu zarządzania kadrami

Prace wykonane w II kwartale 2013 r. miały charakter głównie analityczny i porządkowy. Służyły przygotowaniu do migracji danych i wdrożenia nowego sytemu. Zwieńczeniem prac wykonanych w I i II kwartale było przyjęcie dokumentu analizy przedwdrożeniowej w obszarach HR i HRM.

Kluczowe obszary prac:

  • analiza struktury danych w obecnym systemie UTP;
  • analiza porównawcza struktury danych w systemie CM UMK;
  • prace nad dostosowaniem obiegów dokumentów kadrowo-płacowych i procesu oceny pracowniczej do formy elektronicznej oraz prace nad ujednoliceniem dokumentów kadrowo-płacowych;
  • analiza, naniesienie uwag i przyjęcie dokumentów analitycznych w obszarach HR i HRM.

W ramach przygotowań do migracji danych rozpoczęto:

  • weryfikację i porządkowanie składników płacowych;
  • ujednolicenie słowników kadrowych pod potrzeby: POL-onu, GUSu, Płatnika, Kodeksu Pracy i Prawa o szkolnictwie wyższym;
  • opracowanie procesów elektronicznego obiegu dokumentów kadrowo-płacowych: umów cywilno-prawnych, delegacji, planu i wniosku urlopowego, oceny pracowniczej;
  • opracowanie ujednoliconej formy dokumentów kadrowo-płacowych (umów, zaświadczeń, świadectw itp.).

Zagadnienia analizowane w trakcie wizyty studyjnej w Collegium Medicum UMK:

  • struktura składników płacowych;
  • dekretacja składników płacowych;
  • rozliczanie wielu źródeł finansowania i miejsc powstawania kosztów;
  • ewidencjonowanie pracowników zatrudnionych na dwóch i więcej etatach;
  • integracja z systemami zewnętrznymi;
  • proces naliczania wynagrodzeń.

 

Spotkania z firmami Softeam i Simple w ramach analizy:

Moduł HR:

  • 16.04 – spotkanie z płacami – doprecyzowanie wymogów SIWZ i wstępne omówienie prac do wykonania przez UTP w ramach wdrożenia;
  • 20.05 – spotkanie z płacami i FK – porządkowanie składników płacowych;
  • 22.05 – spotkanie z płacami i FK – porządkowanie składników płacowych;
  • 28.05 – spotkanie z kadrami – porządkowanie słowników kadrowych.

 Spotkania z architektem ZSI:

  • 12.04 – prezentacja poziomu zaawansowania prac nad ZSI;
  • 06-07.06 – omówienie kluczowych kwestii, które nie zostały rozstrzygnięte w ramach dotychczasowej analizy przedwdrożeniowej HR i HRM;
  • 20-21.06 – omówienie powiązań międzymodułowych i koncepcji architektury ZSI;
  • 26.06 – obrona i przyjęcie analizy przedwdrożeniowej modułów HR i HRM.

 

W celu sfinalizowania prac nad analizą przedwdrożeniową w obszarach HR i HRM wykonawca systemu przesłał 10.06.2013 r. do zatwierdzenia dokumenty analityczne. Po naniesieniu uwag przez kluczowych użytkowników ze strony UTP dokumenty zostały odesłane 18.06.2013 r., a po określeniu wspólnego stanowiska zostały zatwierdzone 26.06.2013 r. Kwestie, których nie udało się rozstrzygnąć w trakcie analizy będą rozwiązywane na etapie wdrożenia.

 

Zadanie 4  - Wdrożenie modułu zarządzania jakością kształcenia

W ramach zadania “Wdrożenie modułu zarządzania jakością kształcenia” 
w   II kwartale 2013  roku realizacji zadania  zgodnie z harmonogramem kontynuowano  prace nad:

- wdrożeniem systemu obsługi toku studiów i rozliczeń ze studentami  – systemu dziekanatowego,   

- opracowaniem zasad współpracy z otoczeniem gospodarczym.

W celu realizacji wyżej wymienionych  prac w dniach 19-20 maja 2013 zorganizowano  wizytę studyjną  w Uniwersytecie Przyrodniczym w Lublinie, w którym wdrożono system dziekanatowy  opracowany przez firmę BAZUS.  W wizycie uczestniczyło łącznie 8 osób, w tym przedstawiciele Działów:  Kształcenia, Dydaktyki, Teleinformatyki oraz Dziekanatów.

Wizyta rozpoczęła się spotkaniem z  Prorektorem ds. studenckich i dydaktyki prof. dr hab. Krzysztofem Gołackim, kierownikiem Uczelnianego Centrum Informatyki dr Rafałem Magdziakiem i pracownikami Działu Organizacji Uniwersytetu Studiów  Przyrodniczego na czele z jego kierownikiem Panią mgr inż. Anną Woźniak. Pracownicy Działu  Organizacji Studiów udzielali bezpośrednio na swoich stanowiskach pracy informacji na temat funkcjonalności poszczególnych modułów systemu Bazus w zakresie  obsługi toku studiów i procesu ewidencji studentów, rozliczenia dydaktyki i obciążeń nauczycieli akademickich, kalkulacji kosztochłonności kierunków, internetowej rejestracji kandydatów, obsługi domów studenckich, pomocy materialnej, elektronicznej legitymacji studenckiej oraz działalności Biura Karier.

W dniu 19.06.2013 zorganizowano spotkanie z przedstawicielami przemysłu  naszego regionu dotyczące prac nad „Zasadami współpracy Uniwersytetu  Technologiczno-Przyrodniczego ze środowiskiem gospodarczym i instytucjami rynku pracy w zakresie jakości kształcenia. W spotkaniu uczestniczyło ogółem 14 osób. Jego celem było przekazanie przedstawicielom przemysłu naszego regionu,  w tym m.in. Purinova Sp. Z o.o. i PESA Bydgoszcz SA  oraz  Kujawsko-Pomorskiego Związku Pracodawców i Przedsiębiorców ogólnych informacji na temat założeń projektu „Nowa Jakość w UTP” ze wskazaniem wszystkich obszarów funkcjonowania uczelni, których dotyczą,  szczególnie  obszaru dydaktyka. Uczestnicy spotkania otrzymali ankietę, której wyniki stanowić będą źródło informacji do opracowania zasad współpracy uczelni z otoczeniem społeczno-gospodarczym regionu kujawsko-pomorskiego.

   

W II kwartale 2013 odbyło się także   5 roboczych spotkań  z przedstawicielami firmy Bazus i  Simple oraz architektem projektu. W czerwcu 2013 odbyły się 4 spotkania,  podczas których omawiano integrację tzw. systemu dziekanatowego  z innymi modułami, uwagi przekazane autorom analizy przedwdrożeniowej w celu jej uzupełnienia oraz harmonogram wdrażania poszczególnych modułów w obszarze dydaktyka.

 

Zadanie 5 – Wdrożenie modułu zarządzania majątkiem

−       Przeprowadzono czynności w ramach przygotowania danych testowych do Analizy. Przedwdrożeniowej, w formie pliku excelowego w formacie rozszerzonym o dane uzgodnione z Wykonawcą projektu.

−       Trwa weryfikacja rozwiązań proponowanych przez dostawców technologii informatycznych dla projektu w odniesieniu do potrzeb wyartykułowanych przez przedstawicieli działów gospodarki majątkowej Uniwersytetu.

−       Analiza i zatwierdzenie wyników Analizy Przedwdrożeniowej.

−       Przeprowadzona jest próbna eksploatacja systemu zarządzania licencjami komputerowymi w wybranej jednostce UTP.

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Kontakt do administratora strony www

Dedicated Cloud Hosting for your business with Joomla ready to go. Launch your online home with CloudAccess.net.