Nowa jakość w UTP

Drukuj PDF

Podsumowanie prac wykonanych w III kwartale 2013 r.

Za nami kolejny kwartał realizacji projektu.  Zapraszamy do zapoznania się z postępem prac.

Szkolenia dla kadry kierowniczej UTP

  1. Przeprowadzono zapisy na poszczególne terminy wyjazdów szkoleniowych. Każdy uczestnik miał możliwość wyboru najbardziej dogodnego dla siebie terminu (działania podjęte na rzecz równości szans kobiet i mężczyzn). Kontynuowano także akcję informacyjną nt. szkoleń oraz omówienie kwestii organizacyjnych.
  2. W III kw. 2013 r. zorganizowano 5 wyjazdów szkoleniowych, w ramach których przeszkolono łącznie 51 osób (80 godz. szkoleniowych).
  3. W tym czasie zrealizowano: blok 1 z 2 modułu III „Planowanie i zarządzanie finansami”.
  4. Prowadzono stały monitoring jakościowy i rozliczanie zrealizowanych warsztatów.

 

Wdrożenie modułu zarządzania finansami

            W okresie sprawozdawczym odbyło się wiele spotkań z przedstawicielami firmy SIMPLE, SOFTEAM, architektem systemowym, doradcami w zakresie finansów oraz pracownikami Uczelni w powoływanych na bieżąco zespołach roboczych.

            Opracowane zostały założenia do planu kont na 2014 r. zawierające propozycje budowy i rozbudowy struktury poszczególnych klas i podklas kont księgowych dostosowanych do potrzeb obsługi sprawozdawczości finansowej i zarządczej.

            Wskazano na bezwzględną konieczność modyfikacji lub tworzenia nowych procesów rachunkowych niezbędnych do automatycznego przepływu informacji w podsystemach ERP. Wskazano również na konieczność zbudowania algorytmów wykorzystujących dane z poszczególnych modułów dla tworzenia wymaganej wewnętrznymi potrzebami sprawozdawczości. Omówiono konieczność tworzenia budżetów cząstkowych, dostosowanych do struktury organizacyjno-prawnej Uczelni.

            Dla potrzeb UTP opracowano szereg wskaźników mających za zadanie wielowymiarową i wieloaspektową ocenę funkcjonowania Uczelni. Zaproponowano następujące wskaźniki ekonomiczne: efektywność projektów inwestycyjnych, rentowność komercyjnych projektów inwestycyjnych, sprawność (obrotowość) posiadanych aktywów, wspomaganie finansowe, efektywność posiadanych zasobów rzeczowych, ludzkich, informatycznych, kosztochłonność Uczelni ogółem, kosztochłonność wydziału, kierunku, specjalności, projektów inwestycyjnych, wskaźniki prorozwojowe określające poziom rozwoju Uczelni w aspekcie badań naukowych, infrastruktury, kształcenia, kadry naukowej. Omówiono również kryteria wartościowe jakie winny spełniać wskaźniki ekonomiczne a także sposoby pozyskiwania informacji dla wyliczania ww. wskaźników. Odbyły się konsultacje w zakresie opracowania zasad identyfikacji i wyboru kryteriów podziału kosztów pośrednich na wydziałowe i ogólne wg wymogów rachunkowości finansowej i budżetowania, które stanowiły integralną część prac związanych z budową nowego planu kont.

            Wskazano na konieczność usankcjonowania nowych procedur księgowych polegających na kontroli automatycznych procesów księgowych, a także na analizie algorytmów przetwarzania danych, co w istocie prowadzi systemowej kontroli poprawności zapisów księgowych.

            Ustalono konieczność budowy dedykowanych baz danych, zawierających informację niezbędną dla procesów zarządzania i administrowania na każdym poziomie struktury organizacyjnej Uczelni.

            Zrealizowano spotkania dotyczące ustalenia wzoru kalkulacji kosztów kształcenia, które doprowadziły do opracowania zasad jej tworzenia.

 

Wdrożenie modułu zarządzania kadrami

             Prace wykonane w III kwartale 2013 r. związane były z rozpoczęciem wdrożenia modułów HR i HRM.

Kluczowe obszary prac:

  • instalacja oprogramowania na serwerach UTP;
  • kontynuacja analizy struktury danych w obecnym systemie UTP;
  • definiowanie składników płacowych dla nowego systemu;
  • ujednolicenie słowników kadrowych pod potrzeby integracji z innymi systemami wewnętrznymi i zewnętrznymi.

Spotkania z firmami Softeam i Simple w ramach wdrożenia:

Moduł HR:

  • 04.07 – spotkanie z płacami – definiowanie składników płacowych dla nowego systemu;
  • 10.07 – spotkanie z kadrami – analiza struktury danych w obecnym systemie;
  • 23.07 – spotkanie z płacami - definiowanie składników płacowych dla nowego systemu;
  • 31.07 – spotkanie z płacami - definiowanie składników płacowych dla nowego systemu;
  • 22.08 – spotkanie z kadrami – dostosowanie słowników kadrowych pod potrzeby integracji z systemem POL-on;
  • 27.08 – spotkanie z IT – prace programistyczne pod potrzeby integracji;
  • 13.09 – spotkanie z płacami i sekcją rozliczeń projektów - definiowanie składników płacowych dla nowego systemu;
  • 17.09 – spotkanie z płacami i sekcją rozliczeń projektów - definiowanie składników płacowych dla nowego systemu.

  Spotkania z koordynatorem wdrożenia i architektem ZSI:

  • 31.07 – omówienie kluczowych zagadnień problemowych, związanych z wdrożeniem HR i HRM;
  • 19.08 – omówienie środowiska technicznego ZSI;
  • 20-21.08 – omówienie harmonogramu wdrożenia HR i HRM;
  • 29.08 – omówienie rozwiązań dla kluczowych problemów związanych z wdrożeniem HR i HRM;
  • 10.09 – omówienie planu wdrożenia ZSI.

            W tym kwartale zaplanowane były szkolenia stanowiskowe dla użytkowników modułu HR, ale z uwagi na sezon urlopowy i dużą ilość prac do wykonania w ramach wdrożenia, szkolenia zostały przesunięte na IV kwartał 2013 r.

 

Wdrożenie modułu zarządzania jakością kształcenia

W ramach realizacji tego zadania w  III kwartale 2013  roku kontynuowano  prace nad wdrożeniem systemu obsługi toku studiów i rozliczeń ze studentami  – systemu dziekanatowego.  Rozpoczęto realizację dwóch kolejnych  etapów harmonogramu   zadania 4 tj. integrację systemu z ERP i USOS  oraz instruktarz stanowiskowy użytkowników systemu.   Ponadto, rozpoczęto prace nad opracowaniem wzoru kalkulacji kosztów kształcenia na kierunku.

Zakończono etap przygotowania analizy przedwdrożeniowej zakończony podpisaniem w dniu 01.07.3013 r.  Analizy Przedwdrożeniowej budowy nowego systemu informatycznego. W dokumencie,  będącym rezultatem wielu spotkań i dyskusji dotyczących różnych obszarów związanych z dydaktyką, w których uczestniczyli przedstawiciele firmy Bazus i Simple oraz  pracownicy naszej uczelni (prodziekani ds. dydaktycznych i  studenckich,   przedstawiciele dziekanatów oraz działów  dydaktyki i  kształcenia,  teleinformatyki, księgowości, spraw pracowniczych i płac, analiz, współpracy międzynarodowej a także komisji rekrutacyjnych, Biura Karier, Akademickiego Inkubatora Przedsiębiorczości i kierownictwa domów studenckich),  zdefiniowano podstawowe procesy obsługi toku studiów, które będą  wspierane  przez   system Bazus. 

W trwającej obecnie początkowej fazie etapu wdrożenia modułu dziekanatowego, w wyniku wielu konsultacji z przedstawicielami firmy Bazus,  doprecyzowano szczegóły harmonogramu wdrożenia. Przygotowano i przekazano do konwersji dane źródłowe. 

We wrześniu br. przeprowadzono, zgodnie z harmonogramem,  instalację oprogramowania na jednostkach klienckich i rozpoczęto realizację programu  szkoleń instruktarzowych na stanowiskach pracy w dziekanatach  wstępnym szkoleniem
z zakresu analizy danych konwersyjnych.  Przeprowadzono również  szkolenia z zakresu zarządzania ofertą programową, które dotyczyły szczególnie tworzenia i likwidacji kierunków wszystkich poziomów i rodzajów studiów oraz modyfikacji programów. W szkoleniach uczestniczyło  ogółem 37 użytkowników.

Rozpoczęto  prace  nad opracowaniem  kalkulacji kosztów   kształcenia na kierunkach. Podczas 4 spotkań z architektem projektu i zespołem Bazusa   dyskutowano koncepcję wzoru kalkulacji, uzgodniono m. in. kategorie kosztów pośrednich i bezpośrednich. Wkrótce zostanie opracowana propozycja wzoru kalkulacji, która zostanie przedstawiona do akceptacji użytkownikom.

 

Wdrożenie modułu zarządzania majątkiem

W bieżącym okresie sprawozdawczym wykonano następujące prace:

- konsultacje z dwoma podmiotami zewnętrznymi (PRO-LEX i GEOPREX AK SKK) w sprawie SZM,

- uruchomienie testowej wersji serwisów składowych ZSI,

- weryfikacja rozwiązań wspierających gospodarkę majątkową,

- monitorowano prace wdrożeniowe prowadzone przez Wykonawcę projektu, zgodnie z przyjętym harmonogramem,

- dopracowano SIWZ dot. studium zagospodarowania majątkiem i wyłoniono wykonawcę

- powołano 16-osobowy zespół do opracowania planów zarządzania nieruchomościami UTP

- opracowano tematykę szkoleń dot. PZN.

 

Elektroniczny Obieg Dokumentów

            W zakresie wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów odbyło się 6 spotkań wdrożeniowych z Wykonawcą (01.08.2013, 08.08.2013, 22.08.2013, 29.08.2013, 13.09.2013, 26.09.2013) oraz liczne konsultacje za pośrednictwem poczty elektronicznej. W tym czasie określono szczegółową specyfikację dla etykiet kodów kreskowych, wypełniono ankietę ewaluacyjną oraz opracowano we współpracy z Wykonawcą plan wdrożenia w cyklu tygodniowym. Wydano Zarządzenie Rektora nr Z.83.2012.2013 z dnia 2013-08-14 - w sprawie: wdrożenia w Uniwersytecie Technologiczno-Przyrodniczym w Bydgoszczy zintegrowanego systemu teleinformatycznego do obsługi elektronicznego obiegu dokumentów (DocuSafe) regulujące harmonogram prac wdrożenia oraz rolę i czynności, które będą wykonywane w systemie EOD.

            Rozpoczęto prace w zakresie przeglądu, modyfikacji i uzupełniania eksploatowanych baz danych, które będą podlegały migracji do nowego systemu. Celem prac jest uzupełnienie bazy danych przetwarzającej informacje na temat akt osobowych pracowników zwolnionych w latach 1951-2010 o dane okresów zatrudnienia, modyfikacji sygnatur archiwalnych, dodaniu informacji o lokalizacji przechowywanych. Rozpoczęto budowę baz danych: wykazu spisów zdawczo-odbiorczych akt przekazanych oraz elektronicznych spisów zdawczo-odbiorczych akt przekazanych do archiwum uczelnianego poprzez dodanie cechy „znak akt” a także weryfikacji i modyfikacji nazw komórek organizacyjnych przekazujących akta. Kontynuowane były prace związane z digitalizacją bazy danych spisów zdawczo-odbiorczych przekazanych materiałów archiwalnych za lata 1951-2010. Uzgodniono z Wykonawcą terminy migracji danych oraz wysłano próbki każdej bazy danych celem weryfikacji zgodności formatu i zakresu danych z wymaganiami nowego systemu. Zaprojektowano funkcjonalności GUI modułu Archiwum systemu DOCUSAFE® dla procesów: przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego, brakowania akt, wypożyczania akt, udostępniania akt, wydzielania dokumentacji niearchiwalnej dla celów ekspertyzy zewnętrznej,  wycofywania akt ze stanu archiwum, przeprowadzania kwerend archiwalnych, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego, sprawozdawczość oraz procesu digitalizacji.

            Opracowano materiały informacyjne w zakresie procedur ogólnych przyjmowania i wysyłania dokumentów w układzie macierzowym z podziałem na czynności w systemie EOD i poza nim. Materiały informacyjne wskazują czynności także ze względu na rolę użytkownika w systemie EOD. Broszurę dostarczono w dniu 2013-08-23 wszystkim pracownikom (użytkownikom końcowym) za pośrednictwem służbowej poczty elektronicznej.

            Zakupiono w przetargu nieograniczonym nr postępowania AZZP-AJ.24-144/2013 18 (osiemnaście) czytników kodów kreskowych dla punktów kancelaryjnych oraz punktów obsługujących osoby pełniące rolę dekretującego w systemie DOCUSAFE®. Ponadto zakupiono w przetargu nieograniczonym nr postępowania AZZP-K.24-145/2013 2 (dwa) urządzenia skanujące dla centralnego punktu kancelaryjnego obsługującego przesyłki napływające spoza uczelni i wysyłane poza uczelnię.

            Zaprojektowano, zamówiono oraz dostarczono na stanowiska pracy 33 szt. pieczęci dekretacji zastępczej dla stanowisk obsługujących osoby pełniące rolę dekretującego w systemie EOD.

            Powołano komisję ds. weryfikacji i modyfikacji Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt UTP poprzez wydanie pisma okólnego nr P.1.2013.2014 z dnia 2013-09-05 w sprawie  organizacji prac komisji ds. weryfikacji praktycznego stosowania Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt UTP i jego aktualizacji w komórkach organizacyjnych. Uzgodniono listę funkcjonalności dla pierwszej i drugiej wersji systemu DOCUSAFE®.  Zainstalowano na wewnętrznych serwerach uczelni, przetestowano oraz przekazano uwagi Wykonawcy z pierwszej przetestowanej wersji systemu DOCUSAFE® . Opracowano wstępny plan szkoleń dla trenerów i użytkowników końcowych. Opracowano i przekazano materiały informacyjne do drugiej broszury promocyjnej projektu Nowa jakość w UTP.

 

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Kontakt do administratora strony www

Dedicated Cloud Hosting for your business with Joomla ready to go. Launch your online home with CloudAccess.net.