Nowa jakość w UTP

Drukuj PDF

Podsumowanie prac wykonanych w IV kwartale 2013 r.

Poniżej przedstawiamy informacje dot. prac zrealizowanych w ostatnim kwartale.

 

Szkolenia dla kadry kierowniczej UTP

1. Przeprowadzono zapisy na poszczególne terminy wyjazdów szkoleniowych. Każdy uczestnik miał możliwość wyboru najbardziej dogodnego dla siebie terminu (działania podjęte na rzecz równości szans kobiet i mężczyzn). Kontynuowano także akcję informacyjną nt. szkoleń oraz omówienie kwestii organizacyjnych.

2. W IV kw. 2013 r. zorganizowano 13 wyjazdów szkoleniowych (208 godz. szkoleniowych).

3. W tym czasie zrealizowano:

- blok 2 z 2 modułu III „Planowanie i zarządzanie finansami” – łącznie przeszkolono 51 osób,

- moduł IV „Zarządzanie strategiczne uczelnią” (2 bloki tematyczne) – łącznie przeszkolono 37 osób.

4. Prowadzono stały monitoring jakościowy i rozliczanie zrealizowanych warsztatów.

W IV kw. 2013 r. zakończono realizację zadania zgodnie z przyjętym harmonogramem szkoleń dla kadry kierowniczej UTP

Wdrożenie modułu zarządzania finansami

W okresie sprawozdawczym odbyło się wiele spotkań z przedstawicielami firmy SIMPLE, SOFTEAM, architektem systemowym, doradcami w zakresie finansów oraz pracownikami Uczelni w powoływanych na bieżąco zespołach roboczych. W dniu 01.10.2013 r. firma SIMPLE uzgodniła z UTP szczegółowy harmonogram oraz tryb prac do wykonania do końca 2013 r. w obszarze Simple.ERP

W obszarze FK zrealizowane zostały następujące działania:

  • wprowadzono klasy i podklasy kont (plan kont), uzupełniono i zmodyfikowano słowniki (repozytoria), dodano typy rozrachunków dla kont rozrachunkowych,
  • utworzono jedną wspólną listę funduszy na potrzeby FK (m.in. kierunki studiów, kursy, konferencje, projekty UE, projekty badawcze) oraz wprowadzono fundusze do modułu zarządzania projektami,
  • wprowadzono typy dokumentów zakupowych wraz z szablonami dekretów kosztowych tworzonych z listy funduszy do których podpięto konta Zespołu 5,
  • utworzono dokumenty kasowe (KP, KW) oraz bankowe dla każdego z typów kont rozrachunkowych zapewniające poprawną dekretację na konta księgowe,
  • rozpoczęto wprowadzanie projektów  UE, PR, pozostałych projektów badawczych wraz
    z zadaniami w tych projektach,
  • założono w systemie katalogi grupujące produkty zakupowe wg kosztów rodzajowych (np. materiały biurowe, tonery, materiały remontowe); ustalono, że produkty zakupowe będą uzupełniane na bieżąco z wniosków o zakup,
  • przeprowadzono testy działania wyciągów bankowych typu collect z indywidualnymi rachunkami bankowymi dla odbiorców.

W obszarze Budżetowania zrealizowano następujące działania:

  • wprowadzono szablony budżetu kosztów, przychodów oraz planu zamówień budżetowych, którym zostaną przypisane pozycje budżetowe,
  • zdefiniowano produkty niezbędne do zaczytania planu zamówień budżetowych,
  • wprowadzono strukturę budżetową.

W zakresie świadczenia usługi doradztwa finansowego firma AUXILLIUM AUDYT SP. Z O.O. Spółka komandytowa przedstawiła raport dotyczący drugiego etapu doradztwa w wymiarze 336 godzin. Zakres usług doradczych realizowanych w drugim etapie związany był z przebiegiem wdrożenia ZSI oraz weryfikacją opisanych w pierwszym etapie propozycji rozwiązań.

  

Wdrożenie modułu zarządzania kadrami

 W IV kwartale 2013 r. prowadzone były bardzo wytężone prace związane z wdrożeniem nowego systemu oraz opracowaniem nowego Regulaminu Organizacyjnego i polityki kadrowej UTP.

 Kluczowe obszary prac:

  • konfiguracja i parametryzacja modułów HR i HRM pod potrzeby UTP;
  • pokazy, testy i szkolenia dla kluczowych użytkowników z nowych rozwiązań w systemie;
  • rozpoczęcie szkoleń stanowiskowych dla pracowników Działu Spraw Pracowniczych i Płac;
  • rozpoczęcie prac nad nowym Regulaminem Organizacyjnym i polityką kadrową UTP.

Spotkania w ramach prac nad Regulaminem Organizacyjnym i polityką kadrową UTP

  • 08.10 – spotkanie z Prorektorem ds. Organizacji i Rozwoju – inauguracja prac nad nowym Regulaminem Organizacyjnym i polityką kadrową UTP;
  • 08.11 – spotkanie organizacyjne – analiza obecnego stanu prawnego na UTP, omówienie planu prac do wykonania;
  • 17.11 – posiedzenie Komisji ds. Organizacji i Rozwoju – wniesienie propozycji zmian w § 110 ust. 2 Statutu UTP umożliwiających dalsze prace nad Regulaminem Organizacyjnym;
  • 28.11 – posiedzenie Komisji ds. Organizacji i Rozwoju – określenie ostatecznego brzmienia zmian w § 110 ust. 2 Statutu UTP i ich akceptacja Przez Komisję ds. Organizacji i Rozwoju;
  • 18.12 – posiedzenie Senatu UTP – uchwalenie zmian w § 110 ust. 2 Statutu UTP.

Spotkania z firmami Softeam i Simple w ramach wdrożenia:

Moduł HR:

  • 02.10 – spotkanie z płacami – prezentacja i konsultacja koncepcji składników i list płac w nowym systemie;
  • 10.10 – spotkanie z płacami i sekcją rozliczeń projektów – prezentacja i konsultacja koncepcji składników i list płac w nowym systemie;
  • 11.10 – spotkanie z kadrami, ZFŚS i KZP – omówienie i konsultacja słowników kadrowych, harmonogramów pracy i zagadnień związanych z rozwiązaniami systemowymi dla ZFŚS i KZP;
  • 14.10 – spotkanie z płacami - definiowanie składników płacowych dla nowego systemu;
  • 18.10 – spotkanie z płacami - definiowanie składników płacowych dla nowego systemu;
  • 30.10 – spotkanie z kadrami, płacami i sekcją rozliczeń projektów – prezentacja i konsultacja nowych rozwiązań w obszarze nieobecności i w „trybie nadzorowanym”;
  • 15.11 – spotkanie z płacami i sekcją rozliczeń projektów – prezentacja i konsultacja efektów prac konfiguracyjnych oraz pokaz tworzenia list płac w nowym systemie;
  • 29.11 – spotkanie z płacami i sekcją rozliczeń projektów – prezentacja i konsultacja efektów prac konfiguracyjnych;
  • 06.12 – spotkanie z płacami i sekcją rozliczeń projektów – prezentacja i konsultacja efektów prac konfiguracyjnych;
  • 10-11.12 – szkolenia stanowiskowe dla pracowników płac i sekcji rozliczeń projektów;
  • 12.12 – spotkanie z płacami i sekcją rozliczeń projektów – konsultacja nowych rozwiązań w systemie;
  • 13.12 – testy systemu w obszarze płace;
  • 16.12 – testy systemu w obszarze płace;
  • 17.12 – szkolenia stanowiskowe dla pracowników kadr i konsultacja nowych rozwiązań w systemie;
  • 18.12 - szkolenia stanowiskowe dla pracowników kadr, ZFŚS i KZP w obszarze ZFŚS i KZP oraz konsultacja nowych rozwiązań w systemie.

Moduł HRM:

  • 23.10 – prezentacja i konsultacja efektów prac konfiguracyjnych;
  • 24.10 – omówienie zagadnień integracyjnych pomiędzy modułami HR i HRM;
  • 28.10 – spotkanie z płacami, sekcją rozliczeń projektów i sekcją finansową – prezentacja i konsultacja efektów prac konfiguracyjnych w obszarze delegacji i umów cywilno-prawnych;
  • 05.12 – spotkanie z Kwesturą – omówienie obiegu delegacji w nowym systemie;

 Spotkania z koordynatorem wdrożenia i architektami ZSI:

  • 01.10 – spotkanie z wszystkimi konsultantami ZSI - omówienie zagadnień integracyjnych w ramach ZSI;
  • 21-22.10 – spotkanie z architektami ZSI - omówienie zagadnień integracyjnych w ramach ZSI;
  • 05-06.11 – spotkanie z koordynatorem wdrożenia i architektami ZSI - omówienie planu wdrożenia, szkoleń, testów oraz zagadnień integracyjnych w ramach ZSI;
  • 19.11 – spotkanie z architektami ZSI - omówienie zagadnień integracyjnych w ramach ZSI;

W tym kwartale zaplanowane były szkolenia dla pracowników Działu Spraw Pracowniczych i Płac, ale z uwagi na bardzo dużą ilość prac do wykonania w ramach wdrożenia, szkolenia zostały przesunięte na I kwartał 2014 r.

 

Wdrożenie modułu zarządzania jakością kształcenia

W ramach realizacji zadania 4 “Wdrożenie modułu zarządzania jakością kształcenia” 
w  IV kwartale 2013  roku realizacji zadania  zgodnie z harmonogramem kontynuowano  prace nad wdrożeniem systemu obsługi toku studiów i rozliczeń ze studentami  – systemu dziekanatowego oraz jego integracją z ERP i  USOS oraz prowadzono instruktarz stanowiskowy użytkowników systemu. Ponadto, kontynuowano  prace nad opracowaniem wzoru kalkulacji kosztów kształcenia na kierunku.

W ramach realizacji etapu 2 zadania 4  kontynuowano, zgodnie z harmonogramem,  realizację programu  szkoleń pracowników dziekanatów oraz  działów dydaktyki i  kształcenia, teleinformatyki, księgowości, analiz, współpracy międzynarodowej a także komisji rekrutacyjnych. W IV kwartale 2013 przeprowadzono szkolenia z zakresu:

  • wstępnej weryfikacji danych w dziekanatach (28 uczestników)
  • zarządzania ofertą programową (17 uczestników)
  • obsługi studentów (2 szkolenia - 74 uczestników i 39 uczestników)
  • rekrutacji (14 uczestników)
  • obsługi wymiany międzynarodowej (5 uczestników)
  • obsługi studiów doktoranckich i innych form kształcenia (27 uczestników)

Kontynuowano   prace  nad opracowaniem  wzoru kalkulacji kosztów kształcenia na kierunku. Ustalono podstawowy szablon układu pozycji kosztów w arkuszu kalkulacji,  w oparciu o który zostaną przygotowane wzory kalkulacji na studia stacjonarne, niestacjonarne, podyplomowe oraz doktoranckie.

Zorganizowano również  kolejne spotkanie z przedstawicielami  przedsiębiorstw regionu kujawsko-pomorskiego dotyczące prac nad opracowaniem „Zasad współpracy Uniwersytetu Technologiczno-Przyrodniczego ze środowiskiem gospodarczym i instytucjami rynku pracy w zakresie jakości kształcenia”. Przedstawiciele UTP uczestniczący w spotkaniu przedstawili przedsiębiorcom  główne założenia projektu,  formalne podstawy  udziału interesariuszy  zewnętrznych w doskonaleniu i tworzeniu programów kształcenia oraz  przykłady istniejącej współpracy między UTP a  otoczeniem gospodarczym m.in. przy tworzeniu nowych kierunków studiów. 

 

Wdrożenie modułu zarządzania majątkiem

1. Przygotowano bazę środków trwałych niskocennych do wprowadzenia do nowego systemu. W tym celu przygotowano tabele  w formacie Excela, do której poszczególne jednostki wpisywały swoje środki niskocenne. Zgodność danych w tabeli została sprawdzona z zapisami w księgach inwentarzowych jednostek. Sprawdzone dane będą sukcesywnie przenoszone do nowego systemu i będą stanowiły ewidencję analityczną dla środków niskocennych.

2. W przypadku środków trwałych pow.3500zl.oraz wartości niematerialnych i prawnych powyżej 3500zł.poprawiono obowiązujące miejsca użytkowania środków oraz osoby odpowiedzialne za majątek w poszczególnych jednostkach. Naliczono amortyzację do końca 2013r.Tak przygotowana baza będzie zaimportowana do nowego systemu.

3. Przeprowadzono szkolenie z zakresu wystawiania dokumentów OT dla użytkowników na wydziałach i jednostkach AC.

4. Przygotowano dla firmy PRO-LEX wykazy obowiązujących zarządzeń i instrukcji

   dotyczących majątku UTP.

5. Wspólnie z firmą PRO-LEX zebrano materiał opisujący poszczególne składniki

   majątku trwałego.

6. Przygotowane dane zawierające wartości brutto oraz umorzenie w dwóch układach:

   -wartość brutto oraz umorzenie dla środków trwałych, środków niskocennych oraz

    wartości niematerialnych i prawnych w podziale na wydziały i jednostki AC,

   -wartość majątku UTP w podziale na grupy rodzajowe wg GUS.

7. Zespół do opracowania Planów Zarządzania Nieruchomościami odbył 5 roboczych spotkań na których omawiano i opracowano zagadnienia jakie powinny znajdować się w PZN.

8. Przeprowadzono zakup 2 skanerów dokumentów A4 o dużej wydajności dla Kancelarii.

9. Przeprowadzono zakup 9 drukarek  termotransferowych i próbnych materiałów eksploatacyjnych.

10. Przeprowadzono próbną eksploatacje drukarek kodów kreskowych w oparciu o oprogramowanie firmowe.

11. Przeprowadzono zakup18 czytników kodów kreskowych dla EOD.

12. Przeprowadzono kolejny etap próbnej eksploatacji systemu zarządzania licencjami komputerowymi w AC.

13. Przeprowadzono weryfikację rozwiązań wspierających gospodarkę majątkową, proponowanych przez dostawców technologii informatycznych dla projektu w  odniesieniu do potrzeb wyartykułowanych przez przedstawicieli działów gospodarki majątkowej UTP.

14. Przeprowadzono procedury zakupu w trybie UPZP rozwiązania wspierającego gospodarkę majątkową w zakresie zbierania danych w trakcie inwentaryzacji z wykorzystaniem kolektorów danych.

15. Dokonano zakupu dwóch zestawów kolektorów danych.

 

Elektroniczny Obieg Dokumentów

W IV kwartale 2013 r. zakończono prace komisji ds. weryfikacji praktycznego stosowania Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt UTP. Komisja odbyła 7 spotkań wg ustalonego przez siebie harmonogramu (listy obecności na spotkaniach znajdują się u przewodniczącego komisji). Niezależnie od tego odbyło się szereg rozmów indywidualnych oraz konsultacji z komórkami organizacyjnymi poprzez pocztę elektroniczną. W wyniku prac komisji powstał projekt nowego Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt, w którym to dokumencie w stosunku do obowiązującego JRWA zaproponowano celem zoptymalizowania dodanie 70 klas, zmodyfikowanie 187 klas oraz wykreślenie 200 klas rzeczowych. Trzykrotnie poszerzono grupę testerów podczas testów zaimplementowanej drugiej wersji systemu oraz udostępniono system wybranym 100 użytkownikom (testerzy, kierownicy komórek organizacyjnych administracji centralnej, kierownicy dziekanatów).

Wykonawca przeprowadził do 29.11.2013 r. certyfikowane szkolenia dla trenerów, natomiast trenerzy do 20.12.2013 r. przeprowadzili szkolenia dla użytkowników końcowych, którzy otrzymali dostęp do systemu oraz materiały szkoleniowe. System podlegał testom akceptacyjnym w dniach 6, 9, 13, 16, 17 oraz 30 grudnia 2013 r. Wykonano migrację danych w zakresie struktury organizacyjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt. Wprowadzono szczegółowe zasady postępowania z systemem oraz wykonano próbny start produkcyjny.

 

                       

 

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Kontakt do administratora strony www

Dedicated Cloud Hosting for your business with Joomla ready to go. Launch your online home with CloudAccess.net.