Nowa jakość w UTP

Drukuj PDF

Podsumowanie prac wykonanych w I kwartale 2014 r.

Zapraszamy do zapoznania się z postępem prac w projekcie.

 

 

Szkolenia dla kadry kierowniczej UTP

Zgodnie z zapisami aneksu do umowy o dofinansowanie projektu  w ramach zadania 1 w 2014 r. przewidziano organizację dwóch kilkudniowych szkoleń z zakresu budżetowania i analizy finansowej projektów inwestycyjnych i badawczych, w ramach których przeszkolonych zostanie 45 osób.

W I kwartale 2014r. przeprowadzono analizę rynku wśród firm szkoleniowych. Zweryfikowano potrzeby dot. merytorycznego zakresu szkoleń.  Zrealizowano także prace nad opracowaniem SIWZ do przetargu nieograniczonego dot. realizacji szkoleń dla kardy UTP.

 

Wdrożenie modułu zarządzania finansami

W okresie sprawozdawczym zrealizowane zostały następujące działania:

1. Uruchomiono system Simple.ERP obejmujący moduły: FK, MT, OT, KP, w szczególności:

  • Uporządkowana została baza dostawców oraz odbiorców, poprzez usunięcie powtarzających się rekordów,
  • Zaczytany został plan kont przygotowany  w 2013 r. z wprowadzonymi na nowo i uporządkowanymi kontami,
  • Opracowany został nowy typ dokumentów tj. zakupu, bankowych, kasowych, a następnie przygotowane zostały do każdego z nich odpowiednie numeracje oraz szablony dekretów,
  • Opracowane zostały nowe wydruki faktur sprzedaży oraz została uporządkowana i zawężona lista dostępnych szablonów wydruków.

 

2. W obszarze Budżetowania zrealizowano następujące działania:

  • Przygotowana została struktura budżetowa w formacie EXCEL po czym wprowadzono ją do systemu,
  • Opracowane zostały szablony budżetów kosztów, przychodów oraz szablon planu rzeczowo-finansowego na podstawie wzoru planu opublikowanego przez MNiSW, a następnie po przygotowaniu formatek, szablony wprowadzono do systemu, natomiast odpowiednie pozycje szablonu budżetu kosztów i przychodów zostały połączone z odpowiadającymi im  pozycjami w planie rzeczowo-finansowym w celu automatycznego sumowania,
  • Wygenerowany zostały w systemie budżety kosztów, przychodów oraz plany rzeczowo-finansowe dla wszystkich komórek budżetowych z obowiązującej struktury,
  • Przygotowano strukturę oraz szablony planu zamówień budżetowych na podstawie danych dostarczonych przez Dział Zamówień i Zakupów Publicznych, a następnie po przygotowaniu stosownych formatek szablony zostały wprowadzone do systemu,
  • zdefiniowano produkty niezbędne do zaczytania planu zamówień budżetowych,
  • wprowadzono strukturę budżetową.
  • Wygenerowany zostały w systemie plany zamówień budżetowych dla wszystkich komórek budżetowych z obowiązującej struktury.

 

3. Odbyły się spotkania z przedstawicielami firmy SIMPLE, SOFTEAM oraz pracownikami Uczelni w następujących zakresach tematycznych:

  • Opracowanie wzoru kalkulacji kosztów kształcenia dla wszystkich form kształcenia,
  • Integracja systemu dziekanatowego BAZUS oraz SIMPLE.ERP w obszarze opłat studenckich, wtym prezentacja modułu rozliczeń finansowych w oparciu o dane UTP zaczytane z systemu USOS,
  • Uzgodnienie rodzajów raportów i szablonów dostępnych w BAZUS,
  • Informacja o sposobie przekazywania danych z BAZUS do ERP poprzez tzw. „szynę danych”,
  • Prezentacja formularza umożliwiającego wprowadzenie faktury do systemu EOD oraz procesu obiegu faktury wraz z wprowadzonymi przez UTP uwagami,
  • Szkolenie pracowników wyznaczonych w jednostkach do wprowadzania faktur do systemu EOD,
  • Prezentacja systemu hurtowni danych, BI oraz raportowania.

Wdrożenie modułu zarządzania kadrami

Kluczowe obszary realizowanych prac:

  • konfiguracja i parametryzacja modułów HR i HRM pod potrzeby UTP;
  • pokazy, testy i szkolenia dla kluczowych użytkowników z nowych rozwiązań w systemie;
  • prace nad nowym Regulaminem Organizacyjnym i polityką kadrową UTP.

Działania zrealizowane w ramach prac nad Regulaminem Organizacyjnym i polityką kadrową UTP:

  • 04.03 - powołanie zespołów ds. Regulaminu Organizacyjnego i polityki kadrowej.
  • 11.03 – spotkanie zespołu ds. polityki kadrowej – analiza obecnego stanu prawnego i wewnętrznych regulacji UTP i wyznaczenie priorytetów w pracach zespołu
  • 11.03 - spotkanie zespołu ds. Regulaminu Organizacyjnego – analiza obecnego stanu prawnego i wewnętrznych regulacji UTP.
  • 18.03 - spotkanie zespołu ds. polityki kadrowej – analiza Regulaminu Pracy i opracowanie poprawek do zapisów tego regulaminu
  • 18.03 - spotkanie zespołu ds. Regulaminu Organizacyjnego – ustalenie ogólnej konstrukcji regulaminu
  • 25.03 – spotkanie zespołu ds. Regulaminu Organizacyjnego – ustalenie ogólnych zapisów regulaminu
  • 27.03 - spotkanie zespołu ds. polityki kadrowej – analiza Regulaminu Pracy i opracowanie poprawek do zapisów tego regulaminu

Działania zrealizowane w ramach prac wdrożeniowych:

Moduł HR:

  • migracja danych kadrowo-płacowych do nowego systemu;
  • wykonanie pierwszych wypłat wynagrodzeń z nowego systemu;
  • prace integracyjne pomiędzy modułem HR i pozostałymi modułami ZSI;
  • bieżące usuwanie błędów systemu.

Moduł HRM:

  • szkolenia dla blisko stu osobowej grupy testerów modułu HRM;
  • testy aplikacji;
  • bieżące usuwanie błędów systemu;
  • integracja z nowym systemem ERP.HR.

Wdrożenie modułu zarządzania jakością kształcenia

W ramach realizacji zadania 4 “Wdrożenie modułu zarządzania jakością kształcenia” 
w  I kwartale 2014  roku realizacji zadania  kontynuowano  prace nad wdrożeniem kolejnych funkcjonalności  systemu obsługi toku studiów i rozliczeń ze studentami  – systemu dziekanatowego i  jego integracją z ERP i  USOS oraz realizowano program szkoleń  użytkowników systemu. Ponadto, w  I kwartale 2014  organizowano kolejne spotkania z firmami i instytucjami otoczenia społeczno-gospodarczego  w celu opracowania zasad współpracy uczelni z otoczeniem gospodarczym i firmami w zakresie jakości kształcenia oraz kontynuowano  prace nad ich opracowaniem.   Przeprowadzono migrację danych z systemu USOS i zweryfikowano prawidłowość tego procesu w  dziekanatach.  Rozpoczęto korzystanie z systemu dziekanatowego prowadząc rekrutację na II stopień studiów w systemie.

W ramach realizacji zadania kontynuowano  program  szkoleń pracowników dziekanatów oraz  działów dydaktyki i  kształcenia, teleinformatyki, księgowości, analiz, współpracy międzynarodowej a także komisji rekrutacyjnych. W I kwartale 2014  przeprowadzono szkolenia z zakresu:

  • zarządzania rozkładem zajęć i sesji i zarządzania zasobami ludzkimi (13 uczestników)
  • obsługi pomocy materialnej (26 uczestników)
  • procesu dyplomowania (28 uczestników)
  • raportowania, bazy danych (szkolenie dla administratorów)  (2 uczestników)
  • rekrutacji  (szkolenie dla administratorów) -  (2 uczestników)
  • obsługi finansowej  studenta  (29 uczestników)
  • rekrutacji  (24 uczestników)
  • weryfikacji danych po przeprowadzeniu konwersji (26 uczestników)

Powołano zespół ds. opracowania „Zasad współpracy Uniwersytetu Technologiczno-Przyrodniczego ze środowiskiem gospodarczym i instytucjami rynku pracy w zakresie jakości kształcenia”. Ustalono  zakres merytoryczny dokumentu, który będzie zawierał 6 bloków tematycznych  dotyczących m.in.  podstaw prawnych  obowiązujących w  Uniwersytecie  w zakresie współpracy z podmiotami zewnętrznymi w obszarze tworzenia i doskonalenia programów kształcenia,  udziału interesariuszy zewnętrznych w procesie kształcenia realizowanym w UTP,   możliwości realizacji elementów procesu dydaktycznego w siedzibach przedsiębiorstw oraz  współpracy  poza dydaktycznej z firmami, udziału Biura Karier w procesie łączenia pracodawców i studentów/absolwentów UTP. Ustalono również harmonogram prac nad dokumentem oraz harmonogram dalszych spotkań konsultacyjnych z przedsiębiorcami.

Zorganizowano również  kolejne spotkania z przedstawicielami  przedsiębiorstw regionu kujawsko-pomorskiego oraz regionalnego związek pracodawców „Pracodawcy Pomorza i Kujaw” dotyczące prac nad opracowaniem „Zasad współpracy Uniwersytetu Technologiczno-Przyrodniczego ze środowiskiem gospodarczym i instytucjami rynku pracy w zakresie jakości kształcenia”. Podczas spotkań przedstawiono  i dyskutowano propozycję zakresu merytoryczny dokumentu.

Zakończono prace nad opracowaniem  wzoru   kalkulacji kosztów kształcenia na kierunki   kształcenia.

 

Wdrożenie modułu zarządzania majątkiem

Zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami w IV kwartale, firma Simple zakończyła import arkuszy ze środkami niskocennymi do nowego systemu.

Dotyczyło to Działu AAO oraz Działu Informatyki, co pozwoliło wydrukować kody kreskowe dla tych jednostek. Użytkownicy Ci wykonują  oznakowanie majątku kodami kreskowymi w celu przeprowadzenia próbnej inwentaryzacji.

Sekcja Majątku zaimportowała do nowego systemu środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne wszystkich jednostek organizacyjnych Uczelni.

Zostało opracowane SIWZ dotyczące analizy technicznej w ramach Studium Zagospodarowania Majtku. Wyłoniono w postępowaniu przetargowym wykonawcę tj. firmę GEOPREX do wykonania prac ujętych w SIWZ- SZM - UTP - analiza techniczna.

Zatrudniono w ramach projektu konsultanta ds. opracowania PZN - UTP, który rozpoczął prace z zespołem, po akceptacji planu spotkań przez Kierownika Projektu.

Powołano Zespół składający się z pracowników jednostek organizacyjnych uczelni, do opracowania Planów Zarządzania Nieruchomościami UTP.

Firma Simple otrzymała plan szkoleń oznakowania majątku dla wszystkich osób odpowiedzialnych materialnie w UTP.

Szkolenia prowadzić będzie pracownik firmy Simple od dnia 31.03. 2014r.

W bieżącym okresie sprawozdawczym wykonano również następujące prace:

  • Zainstalowano 2 skanery dokumentów A4 o dużej wydajności w Kancelarii UTP.
  • Przeprowadzono instalację i konfigurację drukarek termotransferowych i materiałów eksploatacyjnych.
  • Przeprowadzono wydruk masowy etykiet AC z drukarek kodów kreskowych w oparciu o oprogramowanie firmowe.
  • Przeprowadzono próbne zaczytanie danych tekstowych w formacie xls z części dokumentów jednostek  gospodarki majątkowej Uniwersytetu
  • Przeprowadzono wdrożenie rozwiązania wspierającego gospodarkę majątkową w zakresie zbierania danych w trakcie inwentaryzacji z wykorzystaniem kolektorów danych
  • Oznaczono majątek NW i ST wybranej jednostki etykietami z kodem kreskowym z wykorzystaniem oprogramowania SIMPLE.ERP
  • Przygotowano dane do próbnego wykonania i rozliczenie inwentaryzacji w wybranej jednostce UTP
  • Monitorowanie prac wdrożeniowych prowadzonych przez Wykonawcę projektu, zgodnie z przyjętym harmonogramem

 

Elektroniczny Obieg Dokumentów

W I kwartale 2014 r. został uruchomiony produkcyjnie moduł Kancelaria obejmujący punkty kancelaryjne, stanowiska sekretariatów, osób dekretujących, kierowników komórek organizacyjnych oraz referentów prowadzących sprawy. Trenerzy wewnętrzni przeprowadzali na bieżąco wg zapotrzebowania szkolenia uzupełniające stanowiskowe oraz prowadzili konsultacje zdalnie z użytkownikami końcowymi. Awarie, błędy i usterki są zgłaszane Wykonawcy systematycznie. Przeprowadzone testy funkcjonalności Faktury wskazały dalsze potrzeby konfiguracyjne systemu. Rozpoczęto zaawansowane prace wdrożeniowe funkcjonalności wniosków o rezerwację środków, faktury rozliczającej wnioski/zamówienia oraz II etap faktury rozliczanej bez rezerwacji środków. Powołano  zespół ds. opracowania procedur elektronicznego obiegu dokumentów. Zadania zespołu to opracowanie szczegółowych zasad postępowania z systemem DocuSafe po okresie przejściowym (od 01.07.2014 r.), opracowanie ujednoliconych procedur usprawniających czynności kancelaryjne w systemie EOD i poza nim oraz ograniczenie przetwarzania dokumentacji papierowej (nieelektronicznej).

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Kontakt do administratora strony www

Dedicated Cloud Hosting for your business with Joomla ready to go. Launch your online home with CloudAccess.net.