Drukuj

Podsumowanie prac wykonanych w II kwartale 2014 r.

Poniżej przedstawiamy informacje dot. prac zrealizowanych w ostatnim kwartale.

Szkolenia dla kadry kierowniczej UTP

Przeprowadzono procedurę przetargową na wyłonienie wykonawcy uzupełniających szkoleń dla kadry kierowniczej UTP. Dnia 23 maja br. podpisano umowę nr AZZP.244.63.2014 z Fundacją Rozwoju Demokracji Lokalnej, która realizuje szkolenia (dla 25 i 20 osób) z zakresu budżetowania i analizy finansowej projektów inwestycyjnych i badawczych.

Uruchomiono akcję informacyjną nt. szkoleń i przeprowadzono rekrutację zgodnie z zasadami równości szans płci i braku dyskryminacji. W II kw. 2014 r. zrealizowano w całości szkolenie z budżetowania dla 25 osób (64 godz. szkoleniowe) na bieżąco monitorując jakość i ilość zrealizowanych warsztatów.

Wdrożenie modułu zarządzania finansami

W okresie sprawozdawczym zrealizowane zostały następujące działania:

- W obszarze finansów i księgowości:

- Przygotowano system ERP do integracji z systemem BAZUS w zakresie rozliczeń
ze studentami. Zostały założone typy dekretów związane z różnymi tytułami opłat za studia
i DS. oraz utworzono do nich szablony dekretów dając możliwość zadekretowania wszystkich operacji finansowych na odpowiednich kontach księgowych.

- Został przygotowany Bilans Otwarcia dla roku 2014,

- Dokończono prace związane z dokumentami zakupowymi, opracowano szablony dekretów dla dokumentów związanych ze środkami trwałymi oraz środkami trwałymi o niskiej wartości.

- W obszarze Budżetowania oraz BI:

- Odbyły się spotkania z przedstawicielami firmy SIMPLE, SOFTEAM w następujących zakresach tematycznych:

-   Zrealizowano kolejne szkolenia dla pracowników Kwestury, dla pracowników Sekcji Analiz Zarządczych, oraz dla osób zajmujących się budżetowaniem i wprowadzaniem planów rzeczowo-finansowych.

- Kontynuowano prace nad opracowaniem nowej polityki rachunkowości, instrukcji księgowania i obiegu dokumentów.

- Zarządzeniem Rektora nr Z.60.2013.2014 z dnia 2014-06-17  w sprawie procedur postępowania z systemem EOD (DocuSafe) uregulowano procedurę postępowania w zakresie kontroli terminu płatności, zasady wnioskowania o rezerwację środków budżetowych na dostawy, usługi oraz roboty budowlane, obieg i kontrola dokumentów kosztowych, rejestracji i obiegu pism przychodzących oraz wychodzących.

Wdrożenie modułu zarządzania kadrami

            W II kwartale 2014 r. kontynuowane były prace związane z wdrożeniem nowego systemu oraz opracowaniem nowego Regulaminu Organizacyjnego i polityki kadrowej UTP.

Kluczowe obszary prac:

Działania w ramach prac nad Regulaminem Organizacyjnym i polityką kadrową UTP

Działania w ramach prac wdrożeniowych:

Moduł HR:

Moduł HRM:

Szkolenia dla pracowników Działu Spraw Pracowniczych i Płac:

 

Wdrożenie modułu zarządzania jakością kształcenia

W ramach realizacji zadania 4 “Wdrożenie modułu zarządzania jakością kształcenia” 
w  II kwartale 2014  roku kontynuowano  prace nad wdrożeniem kolejnych funkcjonalności systemu obsługi toku studiów i rozliczeń ze studentami  – systemu dziekanatowego  i  jego integracją z ERP i  BAZUS. Kontynuowano realizację  instruktarzu stanowiskowego użytkowników systemu,  w II kw. 2014 r. odbyło się 1 szkolenie z zakresu obsługi domów studenta. W II kwartale 2014 została przygotowana, kalkulacja kosztów kształcenia  kierunków  prowadzonych w jednostkach uczelni  dla cyklu kształcenia rozpoczynającego się w roku akademickim 2014/15

W związku  z planowanym zakończeniem prac II etapu wdrożenia ZSI  przeprowadzono analizę  wymagań, które były załącznikiem do umowy nr AZZP-AJ.24-198/2012 oraz postanowień Analizy Przedwdrożeniowej  celem  określenia poziomu  postępu  realizacji wdrożenia poszczególnych funkcjonalności systemu.

 Zorganizowano  wyjazd studyjny  do Politechniki Poznańskiej, w której wdrażany jest aktualnie Zintegrowany System  Informatyczny zarządzania uczelnią,  w tym  system obsługi toku studiów.  Celem wizyty było przedyskutowanie doświadczeń związanych z organizacją procesu wdrażania i  poszczególnymi   funkcjonalnościami     systemu. 

Zorganizowano kolejne spotkanie z przedstawicielami  przedsiębiorstw regionu kujawsko-pomorskiego” dotyczące prac nad opracowaniem „Zasad współpracy Uniwersytetu Technologiczno-Przyrodniczego ze środowiskiem gospodarczym i instytucjami rynku pracy w zakresie jakości kształcenia”. Podczas spotkania dyskutowano nt. zakresu merytorycznego opracowania.  Kontynuowano  prace nad opracowaniem zasad. 

 

Wdrożenie modułu zarządzania majątkiem

W ramach zadnia V w II kwartale 2014r. zrealizowano następujące działania:

-zakończono zaczytanie do systemu środków trwałych do 3500zł wszystkich jednostek organizacyjnych Uczelni.

-przygotowano szablony dekretacji,

-zakończono nowe oznakowanie  etykietami z kodami kreskowymi całego majątku a Dziale AAO i Dz. Informatyki

-zakończono zaczytanie po przeprowadzonej inwentaryzacji nowym narzędziem tj. kolektorem-skanerem majątku Działu AAO oraz Działu Informatyki

-pozytywnie zakończono rozliczenie w nowym systemie inwentaryzacji w Dz. AAO

-dokonano przeszkolenia pracowników UTP w zakresie przygotowania etykiet z kodami kreskowymi dla Katedr i Zakładów.

-zakończono przygotowanie 11 stanowisk w Jednostkach Organizacyjnych Uczelni tj. montażu drukarek i komputerów w celu drukowania etykiet.

- omówiono i przekazano użytkownikom opracowaną przez firemę Simple instrukcję dot. oznakowania kodami kreskowymi majątku

-przygotowano Zarządzenie Rektora w sprawie zakończenia nowego oznakowania majątku we wszystkich Jedn. Organizacyjnych

-wykonano w 70% inwentaryzacje budowlaną pomieszczeń niezbędną do opracowania PZN (przez firmę Geoprex)

-zespół do przygotowania PZN zgodnie z harmonogramem odbywa robocze spotkania w celu opracowania PZN

-projekt PZN uzyskał akceptację przez Senat i Uczelnianą Komórkę Organizacji i Rozwoju.

 

Elektroniczny Obieg Dokumentów

- Zarządzeniem Rektora nr Z.60.2013.2014 z dnia 2014-06-17  w sprawie procedur postępowania z systemem EOD (DocuSafe) uregulowano procedurę postępowania w zakresie kontroli terminu płatności, zasady wnioskowania o rezerwację środków budżetowych na dostawy, usługi oraz roboty budowlane, obieg i kontrola dokumentów kosztowych, rejestracji i obiegu pism przychodzących oraz wychodzących.