Drukuj

Podsumowanie prac wykonanych w III kwartale 2014 r.

Zapraszamy do zapoznania się z przebiegiem prac zrealizowanych w ostatnim kwartale realizacji projektu.

 

 

 

Szkolenia dla kadry kierowniczej UTP

W III kw. 2014 r. kontynuowano szkolenia uzupełniające dla kadry kierowniczej UTP. W ramach zadania:

•          Przeprowadzono zapisy na poszczególne terminy szkoleń. Każdy uczestnik miał możliwość wyboru najbardziej dogodnego dla siebie terminu (działania podjęte na rzecz równości szans kobiet i mężczyzn oraz braku dyskryminacji). Prowadzono także akcję informacyjną nt. szkoleń oraz omówienie kwestii organizacyjnych.

•          W III kw. 2014 r. zrealizowano w całości szkolenie z ANALIZY FINANSOWEJ PROJEKTÓW INWESTYCYJNYCH I BADAWCZYCH dla 20 osób (64 godz. szkoleniowe), tym samym zakończono realizację zadania zgodnie z przyjętym harmonogramem.

•          Prowadzono stały monitoring jakościowy i rozliczanie zrealizowanych warsztatów.

•          Wartość wskaźnika liczby przeszkolonych osób została osiągnięta na poziomie 104%,

podobnie jak wskaźnika 40% wzrostu wiedzy u określonej liczby osób (104%),; rzeczywisty wzrost kompetencji (szkolenia uzupełniające) zgodnie z wynikami testów osiągnięto na poziomie  62,43%

 

Wdrożenie modułu zarządzania finansami

1.         W obszarze finansów i księgowości zrealizowano następujące prace:

•          Zintegrowano produkcyjnie system ERP z systemem BAZUS w zakresie rozliczeń

ze studentami. Zostały zaczytane i sprawdzone przykładowe rozliczenia ze studentami.

•          Zaczytano Bilans Otwarcia dla roku 2014 w części rozrachunków do systemu produkcyjnego oraz sprawdzono poprawność danych.

•          Opracowano i wprowadzono do systemu automaty rozksięgowujące media na jednostki.

•          przygotowano i uruchomiono automatyczne generowanie sprawozdań finansowych (Bilans, Rachunek zysków i strat, Rachunek przepływów pieniężnych, Zestawienie zmian w kapitale własnym, Sprawozdanie F-01/s).

2.         W obszarze Budżetowania oraz BI zrealizowano następujące działania:

•          Zaczytano do systemu wykonanie budżetów kosztów i przychodów z obrotów kont księgowych.

•          Opracowano strategię rozksięgowywania kosztów studiów stacjonarnych i niestacjonarnych

w podziale na kierunki.

•          W obszarze BI przygotowano kostki OLAP związane z budżetowaniem.

•          Przeszkolono pracowników z zakresu technicznego utrzymywania Report Portalu.

•          Zakończono szkolenia z zakresu analiz finansowych dla pracowników Sekcji Analiz Zarządczych.

3.         Odbyły się spotkania z przedstawicielami firmy SIMPLE, SOFTEAM oraz pracownikami Uczelni w następujących zakresach tematycznych:

•          Dokończono szkolenia z zakresu modułu FK.

•          Doprecyzowano założenia przygotowania systemu ERP do podziału kosztów studiów na kierunki.

4.         odbyło się szkolenie dla administratorów modułu budżetowania:

•          Prezentacja możliwości modułu budżetowania,

•          Wyjaśnienie w jaki sposób posługiwać się strukturą budżetową (zarządzanie strukturą),

•          Tworzenie szablonów budżetowych oraz szablonów planów rzeczowo finansowych,

•          Zakładanie kolejnych wersji budżetu, dopinanie komórek budżetowych do budżetu

5.         Przeprowadzono szkolenia w formie prezentacji dla pełnomocników z zakresu budżetowania i obsługi modułu budżetowania:

•          Zaprezentowane zostały podstawowe funkcjonalności związane z obsługą modułu – wczytywanie budżetów z Excela, zarządzanie budżetami poprzez ERP,

•          Omówione zostały zależności pomiędzy poszczególnymi funkcjonalnościami modułu.

6.         Odbyło się szkolenie techniczne związane z  administrowaniem Report portalem:

•          Dodawanie i usuwanie użytkowników oraz zarządzanie uprawnieniami,

•          Projektowanie raportów OLAP, SQL, oraz tworzenie KPI,

•          Zarządzanie połączeniami z bazami danych oraz kostkami OLAP

7.         Odbyło się szkolenie z technicznego projektowania i zarządzania kostkami OLAP:

•          Projektowanie hurtowni danych oraz kostek OLAP za pomocą Visual Studio,

•          Zarządzanie istniejącymi kostkami OLAP,

•          Zarządzanie procedurami aktualizującymi kostki oraz report portal

8.         Odbyło się szkolenie z zakresu „poruszania się” w report portalu dla pełnomocników

•          Przekazanie dostępu do indywidualnych kont użytkowników oraz haseł,

•          Ogólne omówienie modułu,

•          Prezentacja sposobu zmiany hasła,

•          Prezentacja raportów OLAP i KPI

 

Wdrożenie modułu zarządzania kadrami

 Zadania zrealizowane w III kwartale 2014r.

•          konfiguracja i parametryzacja modułów HR i HRM pod potrzeby UTP. W ramach rozszerzonej gwarancji system był dostosowywany do zmieniających się realiów prawnych, naprawiane były również błędy, które pojawiały się w trakcie bieżącej eksploatacji systemu.

•          realizacja szkoleń (finalizując prace nad modułami HR i HRM, wykonawcy obu systemów zaplanowali końcowe, całościowe szkolenia).

•          Dla modułu HR zorganizowano szkolenia stanowiskowe, których odbiorcami byli pracownicy Działu Spraw Pracowniczych i Płac oraz administratorzy modułu z Działu Teleinformatyki. Odbyły się one zgodnie z poniższym harmonogramem:

- 08-09.09 – szkolenia z obszaru kadrowego

- 15-16.09 – szkolenia z obszaru płacowego

- 22.09, 24.09, 26.09, 30.09 – szkolenia dla administratorów systemu

•          dla modułu HRM zostały zaplanowane i przeprowadzone dwa duże pokazy dedykowane wszystkim pracownikom UTP, pierwszy odbył się 04.09, a drugi 07.09.

•          Równolegle, w dniach 04-05.09, odbyły się zaległe szkolenia merytoryczne dla

        pracowników Działu Spraw Pracowniczych i Płac z zakresu zagadnień płacowych.

•          Podsumowaniem prac nad modułami HR i HRM stał się „Raport z wdrożenia systemu

         informatycznego HR”. Podsumował on całość prac wykonanych w przeciągu

         ostatnich dwóch lat, jak również odniósł pierwotne założenia i cele stawiane

         systemowi HR do realnie wdrożonych rozwiązań.

•          Ostatnim obszarem prac, w ramach zadania 3 były działania zespołów ds. Regulaminu

        Organizacyjnego i polityki kadrowej UTP. Oba zespoły finalizowały swoje prace w ostatnim kwartale, skupiając się na prawidłowym procedowaniem i wdrażaniem opracowanych wcześniej regulacji.

 

Wdrożenie modułu zarządzania jakością kształcenia

Prace zrealizowane w ramach zadania 4 w III kwartale obejmowały:

•          zakończenie etapu analityczno-wdrożeniowego zintegrowanego systemu  informatycznego, obejmującego również wdrożenie  modułu zarządzania jakością kształcenia

•          w ramach rozszerzonego serwisu gwarancyjnego,  prowadzono dalsze prace nad doskonaleniem poszczególnych funkcjonalności systemu obsługi toku studiów,  w celu ich dostosowania do potrzeb Uniwersytetu.

•          realizowano dalsze prace nad  integracją systemu dziekanatowego  w zakresie finansów studenta i obciążeń dydaktycznych oraz  kosztochłonności kierunków z modułem ERP

•          Kontynuowano realizację  instruktarzu stanowiskowego użytkowników systemu, szkolenia z zakresu  obsługi obciążeń dydaktycznych przewidziane harmonogramem szkolenia z zakresu pozostałych funkcjonalności systemu: wirtualny dziekanat, obsługa doktoranta, analizy,  statystyki i hurtownia danych, monitorowanie jakości kształcenia, ELS, kosztochłonność

•          Zakończono etap 8 Opracowanie zasad współpracy z otoczeniem społ. gospodarczym. Wdrożenie dokumentu „Zasady współpracy UTP ze środowiskiem gospodarczym i instytucjami rynku pracy w  zakresie jakości kształcenia” zostało zatwierdzone przez Senat UTP uchwałą w dniu 10 września 2014. Zasady (..) zostały wydane w postaci broszury.

 

Wdrożenie modułu zarządzania majątkiem

 W okresie sprawozdawczym w ramach zadania 5 wykonano następujące prace:

•          przeszkolenie użytkowników nowych rozwiązań technicznych i informatycznych w obrębie gospodarki majątkowej

•          przeszkolenie wskazanych pracowników przez kier.jedn. organiz.którzy zapoznają sie z trybem oznakowania majątku kodami kreskowymi, a następnie przekażą osobom materialnie odpowiedzialnym ten sposób postępowania.

•          przygotowanie 9 stanowisk( tj. uruchomienie drukarki kodów kreskowych w jedn. organiz. uczelni.

•          przygotowanie analizy danych dot. informacji o nieruchomościach oraz analizy finansowej w oparciu o koszty.

•          rozliczona została w całości inwentaryzacja nowym systemem

•          zakończył pracę Zespół opracowujący PZN.

•          Senat UTP  3.09.2014r. podjął Uchwałę dot. wdrożenia Planów Zarządzania Nieruchomościami do 2020r.

•          przekazano Dziekanom Wydziałów opracowane Studium Gospodarowania Majątkiem UTP

•          zainstalowano na uczelnianym serwerze System Zarządzania nieruchomościami wraz z graficzną aplikacją SEBU

•          zakończono oznakowanie majątku Uczelni nowymi etykietami z kodem kreskowym

 

Elektroniczny Obieg Dokumentów

•          Szkolenia uzupełniające dla użytkowników końcowych

•          Współpraca z Wykonawcą w zakresie optymalizacji  systemu (w tym ergonomii) i poprawy usterek

•          Asysta powdrożeniowa użytkowników końcowych

•          Administracja systemu elektronicznego obiegu dokumentów

•          Analiza obiegu faktury

Według wygenerowanego z systemu ERP raportu ( z okresu lipiec-wrzesień 2014r.) wyliczono, iż średni  czasu obiegu faktur (672 FV od wpływu do zatwierdzenia dekretu księgowego) został skrócony z 48 dni do 28 dni.